Los ciudadanos que requieren legalizar un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción en Venezuela, deben realizar una solicitud a través del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (Saren).
Realizar este trámite puede resultar sencillo cuando el solicitante cuanta con herramientas básicas como una computadora, tablet o teléfono inteligente con acceso a internet. Además, debe contar con algunos requisitos indispensables como el archivo que desea legalizar digitalizado, los datos para ubicar el acta original en los archivos del Saren y el dinero para pagar el trámite.
Paso a paso para legalizar documentos a través del Saren
Lo primero que se debe hacer es acceder a la página web del Saren a través de su navegador y realizar el registro en la plataforma. En caso de tener el registro, solo debe iniciar sesión con su usuario y contraseña.
Para tramitar el acta de nacimiento o matrimonio legalizada, debe seleccionar la opción "Nueva solicitud" y pulsar en el recuadro "Registro principal". Seguidamente, debe hacer clic en "Legalizaciones" y llenar un formulario de solicitud donde se le pide señalar el estado donde se encuentra el acta; la sede; dirección de la sede y el tipo de documento a solicitar.
Luego, deberá llenar otro formulario con datos del documento como número de folio; número de acta; fecha de nacimiento; año de la presentación ante el registro; estado, municipio y parroquia donde se encuentra el documento; también debe indicar si desea habilitar el documento, esto significa que podrá recibir la legalización en un tiempo más corto de lo habitual. Además, el usuario debe adjuntar un archivo PDF que contenga el documento a legalizar escaneado y fotocopia de cédula del titular del documento.
En el siguiente paso, debe colocar el número de cédula del titular del documento que se quiere legalizar. Posteriormente, saldrá un resumen con todos los datos aportados anteriormente para que el usuario pueda verificarlos, si todo está en orden, debe seleccionar en la opción "Finalizar" y la solicitud estará lista.
Para culminar el proceso, el ciudadano deberá dirigirse a la sección "Ver solicitudes", allí podrá revisar que se haya generado la denominada "Planilla Única Bancaria (PUB)" donde se le indica el monto a pagar al Saren por concepto del trámite.
A la fecha, una solicitud de acta de nacimiento legalizada tiene un costo de 396,98 bolívares y tiene un plazo de 10 días para hacer el pago correspondiente. Los pagos pueden realizarse a través de las plataformas digitales de las distintas instituciones bancarias del país.
La planilla PUB tiene un apartado en el que informa a los usuarios que, luego de realizar el pago, tendrá "una vigencia de 60 días no prorrogables para presentar el documento" ante las oficinas correspondientes, de no hacerlo en ese plazo, la planilla es nula y debe emitirse una nueva.
Al completar todo el proceso, el ciudadano recibirá una notificación de legalización a través de su correo electrónico.
Evite contratiempos
Los usuarios deben tener en cuenta que existen varios factores que pueden resultar en contratiempos al momento de solicitar este tipo de trámites a través del Saren.
En primer lugar, cuando se trata de documentos muy antiguos, es posible que sea necesario que primero solicite una copia reciente en el registro civil, debido a que el sistema podría presentar inconvenientes para encontrarlo.
Además, si el documento no muestra el número de folio o el sistema no permite colocar el que aparece en el archivo, el ciudadano podría verse obligado a realizar el trámite de forma presencial.
Por otro lado, los ciudadanos que se encuentran fuera del país pueden emitir una autorización a un tercero que se encuentre en Venezuela para que este pueda retirar el documento en las oficinas del Saren cuando esté listo.
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